Upload Participants

Go back

Check je deelnemers excelbestand

Wij raden aan om voor het importeren van de deelnemers het excelbestand even goed na te kijken

  1. Bevat het document de volgende kolommen:
    – Voornaam
    – Tussenvoegsel
    – Achternaam
    – E-mailadres
  2. Zijn deze kolommen goed ingevuld
  3. Bevat het bestand optionele extra kolommen, bv:
    – bedrijf
    – functie
    – workshopkeuzes
  4. Wanneer workshopkeuze wordt geïmporteerd, zorg dan voor een kolom per workshopronde.
    voer per deelnemer de naam van de workshopkeuze in.
    Let op deze moet exact overeenkomen met de naam van de workshop in het programma, zodat het systeem ze kan matchen.
  5. Als je een geüpdate lijst upload (met nieuwe aan/afmeldingen, wijzigingen etc) zorg dan dat je de complete lijst upload en niet alleen de wijzigingen.

Importeer je deelnemers dmv excelbestand

Ga naar Participants -> Import

Check eerst of je excelbestand de volgende kolommen bevat:

Let op: er moet altijd een voor- en achternaam worden gegeven en om deelnemers via het dashboard uit te nodigen voor de eventapp moet een e-mailadres worden geüpload.

  • voornaam
  • achternaam
  • functie
  • bedrijf
  • uniek e-mailadres
  • optioneel extra profiel kolommen met content per deelnemer (Sector, Kwaliteiten waarmee ik anderen kan en wil helpen, Kennis waarmee ik anderen kan en wil helpen, Netwerken waarin ik actief ben, Ik ben bestuurslid van …)

Stap 1

1. Klik op Select file of sleep je document naar het betreffende veld:

Stap 2

2. Bij Identify header rows worden de kolomtitels vastgezet.

Kies in het dropdown menu ‘Header’ bij de rij die ingesteld moeten worden als titelbalk.

3. De rijen met deelnemer info kunnen blijven staan op ‘Data’.

4. De rijen die niet getoond hoeven worden als titel of data kunnen worden ingesteld op ‘Ignore’.

5. Klik op Next

Stap 3

6. Bij Select Columns wordt bepaald welke informatie getoond wordt in het profiel van de deelnemer. Aan de rechterzijde worden de kolommen zoals in het excelbestand zijn opgenomen, weergegeven.

Sleep de kolommen naar het betreffende veld aan de linkerkant. De kolommen die niet worden gebruikt kunnen blijven staan.

7. Extra kolommen maak je door te slepen naar +Add Column. Geef de nieuwe kolom een titel. Deze tekst komt later terug in het profiel van de deelnemers.
Herhaal dit voor extra kolommen.

Stap 4

8. Bepaal bij Set import options op welke wijze de data wordt verwerkt in het profiel van de deelnemers.

Staan er bijvoorbeeld waarden in het excelbestand die in de app anders genoemd worden, pas dit dan aan dmv Find/Replace. Vink deze optie aan, vul de originele en de uiteindelijke waarde in.

9. Indien geïmporteerd met de deelnemerslijst, kun je hier ook de workshop selectie vastleggen.

  • Zoek de kolom op waarin de workshop inschrijvingen zijn verwerkt ->
  • Klik op het pull down menu ->
  • Selecteer ‘Workshop/schedule selection’ ->
  • Controleer of de datum en tijd correct is ->
  • Indien nodig voer de Find/Replace optie uit (bijvoorbeeld wanneer je de workshops in je excel bestand hebt ingevoerd dmv cijfers ->
  • Check dan of je consequent hetzelfde ‘separated by symbol’ (bv komma of dubbele etc) gebruikt of selecteer bij deze optie ‘No separator’

10. Klik op Preview Import

Stap 5 Preview and finalize import

Het volgende veldje verschijnt

Klik op ‘View all participants’ wanneer je de geïmporteerde lijst wil nalopen.
Klopt alles? Klik dan op Import

Zie helpartikel Update deelnemerslijst voor meer informatie en instructie over het updaten van je deelnemerslijst in het dashboard dmv excel

Update de deelnemerslijst dmv excelbestand

Zijn er nieuwe deelnemers bijgekomen of afgevallen? Upload dan de aangepaste deelnemerslijst.

Ga naar Participants -> Tab Import

Zorg dat je nieuwe deelnemerslijst de complete deelnemerslijst is, dus niet alleen de toevoegingen.
Om zeker te weten dat je het meest recent geüploade bestand upload, klik op het download achter het laatst geüploade bestand.
Vul aan en sla op op je computer.

  1. Upload het nieuwe excel bestand door het te slepen of klik op Select file
  2. Volg stap 2, 3 en 4. Wanneer er geen veranderingen zijn in de instellingen kun je hier op Next klikken (Zie helpartikel Importeer deelnemers dmv excel voor meer informatie)
  3. Bij Stap 5 kun je de gewijzigde data op de juiste manier importeren
    Om te beginnen kies uit de volgende 2 opties:

    Add Participants Nieuwe deelnemers in het excel worden toegevoegd, gewijzigde deelnemers worden geüpdate, er zullen geen deelnemers worden verwijderd.
    Replace all data Nieuwe deelnemers zullen worden toegevoegd, gewijzigde deelnemers worden geüpdate en uit het excel verwijderde deelnemers worden gedelete.

 

Add participants

  • New registration entries hier vind je de deelnemers die nieuw zijn toegevoegd aan de deelnemerslijst.

a. Klik op om de gewijzigde deelnemers in te zien.
b. Geef aan per deelnemer (of allemaal tegelijk) of de informatie inderdaad moet worden geüpdate Update of dat het ongewijzigd moet blijven Don’t Update

  • Replaced entries Dit zijn alle deelnemers die al op je lijst stonden, gewijzigd of ongewijzigd.

a. Klik op View all … participants wanneer je alle deelnemers wil controleren.
b. Geef aan per deelnemer (of allemaal tegelijk Replace all…) of de data inderdaad vervangen kan worden. Onveranderde excel data, zal hetzelfde blijven. Gewijzigde data zal gewijzigd worden.

Let op: Als er e-mail adressen gewijzigd zijn, zullen deze deelnemers als nieuwe deelnemer worden beschouwd wanneer de deelnemers geen unieke id in het excel hebben. In-actieve deelnemers zullen dan een nieuwe code toegestuurd krijgen (tijdens het invite proces: Zie artikel Nodig je deelnemers uit voor meer informatie). Actieve deelnemers kunnen indien nodig via Match up duplicates (Participants -> Tab Participants) weer goed gekoppeld worden.

Replace all data

Zie hierboven voor de opties New registration entries en Replaced entries

  • Deleted, that already have a matching active user dit zijn de deelnemers die verwijderd zijn uit de deelnemerslijst maar al wel geregistreerde gebruikers van de app zijn.

a. Klik op om te bekijken om welke deelnemers het gaat.
b. Geef per deelnemer (of allemaal tegelijk) aan of de informatie behouden moet worden of dat de informatie inderdaad verwijderd kan worden:
Delete registration data wanneer de deelnemer actief moet blijven in de app, maar geïmporteerde gegevens verwijderd moeten worden.
Disconnect user wanneer de deelnemer uit de app verwijderd moet worden

 

  • Inactive entries deleted dit zijn de deelnemers die verwijderd zijn uit de deelnemerslijst en zich ook nog niet geregistreerd hadden voor de app.

a. Klik op om te bekijken om welke deelnemers het gaat.
b. Geef per deelnemer (of allemaal tegelijk) aan of de informatie behouden moet worden of dat de informatie inderdaad verwijderd kan worden.

11. Klik op Import

 

Extra profiel informatie via deelnemerslijst

  1. Check of de excel de benodigde kolommen bevat:
    voornaam, achternaam, uniek emailadres en
    optioneel: functie, bedrijf, extra profiel kolommen met content per deelnemer (Sector, Kwaliteiten “waarmee ik anderen kan en wil helpen”, “Netwerken waarin ik actief ben”, “Ik ben bestuurslid van …” etc)
  2. Ga naar Participants -> Tab Import (zie helpartikel Importeer je deelnemers voor meer informatie over het uploaden van deelnemers via excelbestand)

    Upload de betreffende excel in Stap 1 Upload new participant list. Sleep je document vanuit je verkenner naar het vak, of klik op Select file en zoek het document op.
  3. Bekijk in Stap 2 Identify header rows de data. Kies in de dropdown ‘header’ indien de rij kolomtitels bevat. Kies ‘Ignore’ wanneer het een rij betreft zonder data  of die niet meegenomen hoeft te worden.
  4. Alle excel kolommen worden in Stap 3 Select columns aan de rechter zijde weergegeven. Sleep de juiste kolommen naar het betreffende veld aan de linkerkant. De kolommen die niet worden gebruikt kunnen blijven staan. Eventueel kan de tekst per veld aan de linkerkant worden aangepast.
    Deze tekst komt later terug in het profiel van de deelnemers.
    Sleep de optionele kolommen naar het veld Add column
  1. Bepaal in Stap 4 Set import options op welke wijze de data wordt verwerkt in het profiel van de deelnemers. Om de data terug te laten komen op het profiel van de deelnemer, selecteer je in het pull down menu bij de betreffende data de optie ‘Category’
    Bijvoorbeeld: Er is een filter optie gekozen (category) zodat deelnemers via het filter elkaar op regio kunnen zoeken. Indien er een deelnemer in meerdere regio’s werkzaam is kun je dat in de cel bij de persoon opnemen (Utrecht, IJsselstein). Check dan of je consequent het juiste ‘Separated by symbool’ gebruikt.
  2. Kies Preview Import
  3. Klopt de import, klik dan op Import
  4. Indien er op een later moment een update van de lijst moet plaatsvinden dan moet de totale lijst inclusief de wijzigingen opnieuw worden geïmporteerd. Het systeem onthoudt op welke positie de informatie moet worden weggeschreven.

Een deelnemer verwijderen

Een deelnemer verwijderen kan op verschillende manieren.

A) Handmatig via de deelnemerslijst in het dashboard (zowel individual invites als excel geïmporteerde deelnemers)

B) Via de excel upload (wanneer je meerdere deelnemers tegelijk verwijdert)
Let op Individual invites kun je via deze niet weg verwijderen, ze zijn immers niet geïmporteerd via excel.

A)

Ga naar Participants -> Participants

1. Zoek de betreffende persoon op in de lijst. Gebruik eventueel de zoekfunctie rechts boven de lijst

2. Wanneer de persoon nog niet actief is in de app herken je dit aan oranje balkjes achter de naam Klik op het pull down menu aan het einde van de regel en klik op ‘Delete’.

Als de deelnemer al een uitnodiging met code had ontvangen , dan zal de code niet meer bruikbaar zijn.
Wanneer de persoon actief is (dit herken je aan de groene balk ) klik je in het pull down menu aan het einde van de regel op ‘Disconnect’

3. Klik op Confirm

B)

Ga naar Participants -> Import

1. Zorg dat je de meeste recente excel gebruikt. Verwijder de entries (deelnemers) die ook uit de app verwijderd moeten worden. Sla het bestand op op je computer.

2. Klik op Select file of sleep het betreffende bestand naar het vlak

3. Volg de stappen voor het uploaden (Zie help artikel Importeer je deelnemers dmv excelbestand voor meer info over het uploaden van een excel bestand)

4. In stap 5 zal de verwijdering uitgelicht worden.

Als de informatie klopt klik op Import
Klopt het niet, vink dan de optie Keep all existing data aan en klik op Import

Dubbele deelnemers verwijderen

Het kan gebeuren dat een deelnemer 2keer in de dashboard deelnemerslijst staat.
Bijvoorbeeld wanneer de deelnemer met een ander e-mailadres een account aanmaakt, dan het mailadres waarop hij de uitnodiging heeft ontvangen.
Of wanneer de deelnemer op 2 verschillende devices een nieuw account heeft opgericht.

Er zijn 2 manieren om dubbelingen te verwijderen:

A) via Match up duplicates (Aangeraden)

B) via de dashboard participant list

 

A)

Ga naar Participants > Tab Participants

1. Klik op

2. Zoek de betreffende naam en klik op het pull down menu erachter

3. Selecteer de juiste naam (dit zullen de naam en mailadres zijn zoals staan vermeld op de deelnemers import)

4. Klik daarna op onderaan de pagina

5. Je vindt nu één actieve deelnemer terug

B)

Ga naar Participants > Tab Participants

1. Zoek de dubbeling op de de deelnemerslijst

2. Wanneer één van de dubbele entries op active staat en één op inactive, bepaal of het actieve account ook daadwerkelijk het account is dat behouden moeten worden. Is het actieve account hetzelfde als de geïmporteerde data.

3. Wanneer het actieve account het juiste is klik dan op het pull down menu achter het te verwijderen account

4. Er verschijnt nu een pop up met waarschuwing. Klik op Confirm als je de deelnemer echt verwijderd kan worden.

Let op wanneer er een invite is verzonden naar het verwijderde inactieve e-mailadres, zal de eventcode die hierin is opgenomen niet meer bruikbaar zijn.

(Zie help artikel Deelnemer verwijderen voor meer info over het verwijderen van (actieve) deelnemers)

 

Definieer deelnemer filters/categorieën dmv profielvragen

Ga naar Participants -> Profile fields

Bij Profile fields kunnen extra profielvragen aan de deelnemers worden opgesteld. Hiermee kunnen zij hun profiel verrijken met meer informatie. Deelnemers kunnen elkaar zoeken en vinden op basis van bijvoorbeeld interessegebieden, om zo optimaal kennis te kunnen delen met de juiste personen.

  1. Klik op
    Button label: Geef het onderdeel profielvragen een naam, zoals deze zichtbaar moet zijn in de app.
    Introduction Text: Stel hierin een kort berichtje op, waarin bijvoorbeeld wordt uitgelegd dat er vragen worden gesteld en waarom. Vul je hier niets in in dan zal de deelnemer direct na inloggen op de app de vragen zien (al dan niet na een welkomsttekst).
    Confirmation Text: Stel hierin een kort berichtje dat de deelnemer te zien krijgt na het invullen van de vragen, bijvoorbeeld een bedankje.
    Header Image:  Indien gewenst, upload hier een plaatje dat zal verschijnen bovenaan het veld met de vragen.Button Visibility:
    ‘Auto, when at least one question unanswered’ betekent dat het linkje naar de profielvragen zichtbaar zal blijven zolang niet alle vragen beantwoord zijn‘Always visible’ betekent dat de link altijd getoond wordt in de app‘Never visible’ betekent dat de vragen niet zichtbaar zijn en niet beantwoord kunnen worden.
  2. Klik op Save
  3. Klik op het pull down menu Add Question en selecteer de gewenste vraagvorm:
    a. Multiple choice Meerkeuze vraag
    b. Number Deelnemers kunnen deze vraag beantwoorden met een cijfer
    c. Text Open tekst vraag
    d. Rating Rating vraag
    e. Phonenumber
    f. Email address
    g. Website URL
  4. Vul de velden naar wens in.
  5. Klik op Save

Maak categorieën/ discussiegroepen aan (PRO pakket)

Er is ook de mogelijkheid categorieën tbv discussiegroepen aan te maken. Deelnemers kunnen hun oproep dan plaatsen onder een specifieke categorie, bijvoorbeeld een onderwerp  of thema.

Ga naar Interaction -> Quests


Categorie Settings

Klik op Configure categories
Question Category Label niet van toepassing
Question Categories Subscription Header
(A) de titel in die je wilt geven aan de discussie groepen, bijvoorbeeld ‘Onderwerpen’.
Question Categories Introduction (B) geef een korte instructie van de bedoeling van deze discussiegroepen.

Add category

Vul de velden naar wens in

Visibility

3. Wanneer je ‘Only to subscribers’ selecteert verschijnt de volgende optie

Subscription policy Maak hier een keuze tussen ‘Everyone can subscribe’, iedereen kan deze categorie toevoegen aan zijn of haar oproepen scherm (zie punt 3) of ‘Admin will assign subscriber’, de organisator wijst categorieën toe aan deelnemers (zie punt 4).

4. Aan de linkerkant vind je alle categorieën die aangemaakt zijn. Bij kun je zien wie via het dashboard door de beheerder zijn toegevoegd.

In het volgende veld klik op

om een of meer deelnemers toe te voegen. Door het intypen van de achternaam zal er een keuzemenu verschijnen waaruit de betreffende deelnemer geselecteerd kan worden.

5. Wanneer je bij stap 2 gekozen hebt voor ‘Target group’ moet je nu gaan instellen welke target group.

6. Klik op Program Selection als de target group bestaat uit deelnemers van één of meer bepaalde programma sessies. Selecteer in het volgende veld de betreffende sessie. Klik op ‘+ extend group’ om nog een sessie toe te voegen.

7. Klik op User Profile als de target group bestaat uit deelnemers met specifieke profielinformatie (van toepassing als het profiel van de deelnemer is uitgebreid met extra profielvragen. Kies het betreffende profiel item, selecteer daarna uit het pulldown menu één van de volgende opties ‘Contains’ (bevat), ‘Is equal to’ (is gelijk aan), ‘Is none’ (bevat niet). Klik met je cursor in het laatste veldje. Nu verschijnen de antwoorden die de deelnemers hebben kunnen geven op de profiel vragen. Selecteer de gewenste onderdelen.

8. Wil je naast profielinfo ook nog deelnemers van een specifieke programma sessie toevoegen, klik dan op ‘Add condition’.

Geef je deelnemers een warm welkom

Het doel van Networkapp is deelnemers een warm welkom bezorgen.

Vaak gaat een deelnemer met bepaalde vragen naar een event, en komt met dezelfde vragen onbeantwoord weer thuis. De networkapp biedt deelnemers een platform waar zij gemakkelijk hun vragen kunnen en expertise kunnen delen, nieuwe contacten op kunnen doen en het maximale uit het event halen.

Dit kun je als organisator op verschillende manier voor aanvang van het event(!) faciliteren:

1. Plaats alvast een oproep, of laat de host van het even een oproep plaatsen. Hierin kun je aangeven wat men bij de oproepen kan en mensen uitnodigen hetzelfde te doen (zie help artikel Oproepen en vragen: wat, waar en hoe voor meer info)

2. Voer een welkomsttekst in. Deze tekst zal eenmalig te zien zijn wanneer een deelnemer voor het eerst inlogt in de eventapp. Heet ze hierin welkom voor het event en voor de app, geef aan waarom de app wordt ingezet, wat men ermee kan en wat er verwacht wordt (zie help artikel Vul je event informatie in voor meer info)

3. Vraag de mening van je deelnemers uit met een poll, zo blijf je altijd op de hoogte van wat er speelt en zal de deelnemer het prettig vinden dat zij of hij gehoord wordt (zie help artikel Interessante poll vragen voor meer info)

4. Stel profielvragen aan de deelnemers en laat de antwoorden terugkomen in de profiel. Zo kunnen deelnemers elkaar gemakkelijk vinden op expertise, interessegebied etc (zie help artikel Definieer deelnemer tags voor meer info)

Bouw je app binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.


Registreer


Bouw


Probeer

Meer informatie? Neem contact op