Invite Participants

Go back

Hoe kan ik mijn collega’s mee laten kijken in de trial versie voor livegang?

Voordat je live gaat met het event of de community naar alle deelnemers kun je een aantal mensen mee laten kijken.

Je kunt collega’s toegang geven tot het dashboard (zie help artikel Organiseer je team in het dashboard voor meer info)

Collega’s individueel uitnodigen om mee te kijken in de app gaat als volgt:

  1. Ga naar Participants -> tab Invite
  2. Kies ‘Individual’ bij Stap 1 Send Invites
  3. Vul de gevraagde informatie
  4. Ga naar Stap 3 Customize Message
  5. Vul het juiste reply email adres in mocht dit niet het juiste adres zijn
  6. Doorloop de concept tekst en wijzig deze naar wens.
    Let op: De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie
  7. Vink aan Save changes to template om de email op te slaan voor hergebruik.

Klik op Create Invite. De betreffende persoon krijgt nu een mail met een downloadinstructie en code waarmee ze toegang krijgen tot de Community of Event omgeving binnen Netwerkapp.

Wat staat er in de instructie uitnodiging?

Een standaard uitnodiging zoals deze in het dashboard gegenereerd wordt zal er als volgt uit zien:

Alles kan aangepast worden, behalve wat tussen de accolades {{…}} staat. Dit zal namelijk door het systeem zelf worden ingevuld (zie help artikel Zet alvast een e-mail template klaar voor meer informatie)

De deelnemer zal de volgende mail ontvangen:

Om de download instructie te bekijken en eventueel te kopiëren om in communicatie te gebruiken:
1. Ga naar Participants -> tab Invite

2. Klik op View download instruction

3. Download instruction:

Zet alvast een e-mail template klaar

Ga naar Participants -> Invite

1. Klik op

2. Klik op

3. Vul alles naar wens in

Let op! De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie

4. Vul je e-mailadres in bij Send a test invite en klik om jezelf een test mail te sturen.

5. Controleer of alles klopt. Sla de temlate op door te klikken op Save.

Wat is een shared code en hoe maak ik deze aan?

Een Shared Code is altijd handig om aan te maken. Deze kan verstrekt worden tijdens het event aan deelnemers, die hun persoonlijke code kwijt zijn, of zich later hebben aangemeld.

Of wanneer je een grote groep mensen (bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst) wil begeleiden in het downloaden van de app en het toevoegen van het event of community.

Ga naar Participants -> Invite

  1. Klik op
  2. Vul een (zelfbedachte) code in bij Create Shared Code
  3. Klik op Create 

    Om te verwijderen klik op
    Verwijder de code wanneer je deze alleen nodig hebt om tijdens een bijeenkomst mensen te begeleiden de app te downloaden en toe te treden tot een community (of event). Om te voorkomen dat anderen in de community (of event) kunnen, ga je na de bijeenkomst weer verder met individuele uitnodigingen en unieke codes.

Nodig je deelnemers uit vanuit het dashboard

Ga naar Participants -> Tab Invite

Stap 1

– Heb je een deelnemerslijst geüpload (Zie helpartikel Importeer je deelnemers voor meer info) en wil je iedereen tegelijk een uitnodiging sturen kies:
To participants on registrationlist

– Wil je een enkele deelnemer/collega uitnodigen om de app te dowloaden kies:
Individual (zie helpartikel Collega’s mee laten kijken voor instructie)

We gaan nu verder met de keuze To participants on registrationlist

Stap 2

Selecteer welke deelnemers je wil uitnodigen

Not invited yet Alle deelnemers die nog geen uitnodiging hebben ontvangen
Not active yet Alle deelnemers die nog geen account hebben aangemaakt in de app en het event nog niet hebben toegevoegd (dit is inclusief reeds uitgenodigden deelnemers, die nog niet actief zijn)

Als je voor het eerst deelnemers gaat uitnodigen zal de optie Not invited yet van toepassing zijn.
Eventueel kun je op het balkje klikken om na te gaan om welke deelnemers het gaat.

Stap 3

Kies in de volgende stap of je een individuele (personal) code of een gedeelde (shared) code (zie helpartikel Wat is een shared code voor meer info) wil sturen

Stap 4

De e-mail die verstuur zal worden verschijnt. Je kunt de mail helemaal op maat maken.
Zorg dat iig het ‘reply e-mailadres’ en de afzender in de mail zelf klopt.

Let op: De tekst tussen accolades niet aanpassen, deze wordt automatisch gevuld.

Heb je eerder al een template mail aangemaakt dan kun je deze selecteren in het pull down menu aan de rechterkant

 

Klik op Send invites onder de mail

De uitnodigingen zullen nu verstuurd worden, naar gelang het aantal deelnemers kan het even duren voordat alle mails eruit zijn.

 

Reminders en andere mailopties vanuit de dashboard deelnemerslijst

Ga naar Participants -> Participants

Selecteer de deelnemers.

  1. Klik op Select oranje balk onder in beeld.
  2. Selecteer de één van de volgende opties:

None: Niemand

  1. Klik op het pijltje naar beneden van het volgende selectie veld ‘For selected’
  2. Selecteer de gewenste optie

  1. Klik op Apply
  2. Wanneer je kiest voor Send invite codes* word je doorgelinkt naar
    Participants -> Tab Invite -> Stap 3 Choose a personal of shared invite code.
    De optie Personal invite codes -> Individual is hier al geselecteerd*.
    Ga verder naar Punt 7. hieronder.*Selecteer de optie Shared invite code wanneer je een uitnodiging met shared code wil sturen (Zie helpartikel Wat is een shared code en hoe maak ik deze aan voor meer info)*Wanneer je kiest voor Send e-mail word je doorgelinkt naar een e-mail pagina. Pas hier afzender, reply e-mail en onderwerp (Title) en de body van de tekst aan waar nodig. Klik op Submit.
  3. Kies een template in het menu rechts, of pas de velden naar wens aan. Let hierbij op de volgende punten:
    – Vul de juiste afzender in.
    – Vul het juist reply e-mailadres in.
    – Pas het onderwerp aan.
    – Doorloop de concept tekst en pas deze indien nodig aan.
    Let op! De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie.
  4. Sla de uitnodiging eventueel op als template voor later gebruik; selecteer Save changes to template

  5. Klik op Create Invite

Stuur een herinnering aan niet-actieve deelnemers

Je kunt een herinnering sturen aan de niet actieve deelnemers met nogmaals de code en instructie.
Ga naar Participants -> Participants

  1. Kies links onder uit het menu Select de optie ‘Not active in event’
  2. Kies uit het volgende menu onderaan de optie ‘Send invite codes’ en dan Apply
    (Zie help artikel Reminders en andere mailopties voor meer info over de selectie opties)
  3. Je kunt nu te tekst aanpassen
    Let op De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie
  4. Indien gewenst: vink onderaan de optie aan om de template op te slaan onder een nieuwe naam, zodat je deze voor toekomstige herinneringen nogmaals kunt gebruiken
  5. Verstuur met Send invites

Hoe nodig ik een collega of individu uit voor de app van mijn community of event?

Ga naar Participants -> Invite

1. Kies ‘Individual’ bij Stap 1 Send Invite of klik op
2. Vul de gevraagde informatie
3. Ga naar Stap 3 Customise Message
4. Vul het juiste reply email adres in mocht dit niet het juiste adres zijn
5. Doorloop de concept tekst en wijzig deze naar wens.
Let op De gegevens die tussen accolades {{tekst}} staan mogen niet worden aangepast vanwege personalisatie
6. Vink het tekstvak aan Save changes to template en sla de email op voor hergebruik.
7. Klik op Create Invite.

De betreffende persoon krijgt nu een mail met een downloadinstructie waarmee hij/zij toegang krijgt tot de event of community app.

Voor het uitnodigen van meerdere deelnemers adviseren wij om gebruik te maken van de deelnemersimport (Zie help artikel Nodig je deelnemers uit vanuit het dashboard voor meer info)

Bouw je app binnen 15 minuten en probeer het uit met je team.


Registreer


Bouw


Probeer

Meer informatie? Neem contact op