Waarom nog een stand op een beurs, als je internet hebt?

Stel je voor dat je een hele hippe nieuwe soort fiets maakt en die graag wilt verkopen. Waar begin je? Google…zoek distributeurs, aansluiting bij bestaande merken, misschien een eigen label, nieuwe markten? Google …..contact leggen met partijen in het buitenland is ook geen probleem. Dankzij Google… en de rest van het internet natuurlijk.

En toch worden er wereldwijd heel veel beurzen georganiseerd, reizen we met hele industrieën stad en land af om elkaar als een reizend circus op verschillende plekken ter wereld weer te ontmoeten. Waarom ? Is het een gewoonte ? De inrichting blijft traditioneel, met stands, mensen die lange dagen vullen op een stand en verplichte afspraken aflopen volgens een strak ingepland schema.

Back to the future..
Vroeger waren beurzen dé ontmoetingsplaats voor iedere producent, leverancier en ondernemer. Bedrijvencontactdagen! Iedere stad had er 1. Eén van de eerste beursgebouwen in Nederland was het Paleis voor de Volksvlijt in Amsterdam. In 1895 werd daar de eerste fietsententoonstelling gehouden. Een initiatief van fietsen fabrikanten. Ze wilden niet meer overal kleine tentoonstellingen, maar 1 grote tentoonstelling, 1 keer per jaar en dan iedereen bij elkaar. Voordeliger, efficiënter en veel effectiever… want iedereen is er. Rond 1922 verhuisden ze naar de RAI. We zijn nu bijna 125 jaar verder…….

En we hebben internet….

Maar toch willen mensen bij elkaar komen. Toch blijft elkaar ontmoeten op 1 plek belangrijk, want we willen niet ontbreken én niet de kans missen om op 1 plek alle relevante mensen in jouw branche te ontmoeten. De beurs blijft the place to be. En om samen te werken blijft elkaar ontmoeten een must. Dat kan het internet nooit volledig vervangen. Maar om het voor standhouders interessant te houden wordt het wel tijd dat we slim gebruik gaan maken van de technologie die er inmiddels is. Want het kan nog veel voordeliger, efficiënter en effectiever….

Zoeken naar een speld in een hooiberg is niet meer nodig. Een plek op een beurs kost veel geld. Niet alleen de plek en de aankleding, maar ook de tijdsinvestering vergt veel. Dan wil je als exposant ook zoveel mogelijk uit het evenement halen. En dat kan zo éénvoudig, maar help ze daarbij!

Laat de exposant niet met hagel schieten
Hoe groter het event hoe meer leads zou je denken. Maar niets is minder waar. Een veelvoud van diverse expertises vergroot weliswaar de diversiteit op een event maar is een valkuil voor sponsoren. Die zijn vaak op zoek naar een specifiek profiel binnen het bezoekers of deelnemersveld. De rest is ruis.

Een event organisator kan het verschil maken door iets meer gegevens van de deelnemers/bezoekers te vragen. Welke expertise hebben zij binnen het betreffende vakgebied, waar zijn ze in geïnteresseerd of waar zijn ze naar op zoek? Door deze informatie beschikbaar te stellen aan de sponsoren kunnen zij gerichter communiceren. De bezoeker krijgt alleen de informatie waar hij in geïnteresseerd is en de sponsor weet dat zijn bericht aan de juiste doelgroep is gericht.

Help de creativiteit een handje
Met nieuwe technologie is de doelgroep rechtstreeks te benaderen. Alleen niet iedereen is zo creatief als u! De boodschap moet natuurlijk wel aanspreken. Help de exposant met goede voorbeelden. Je spreekt veel makkelijker het juiste publiek aan door ze iets te bieden op de beurs: een mini workshop, een proeftuin een echte primeur…

Waak ervoor dat de boodschap niet ondergesneeuwd raakt door een overdaad aan sponsorboodschappen. Deze valkuil schaadt mogelijk het imago van uw event omdat de lezer de content van het event niet meer weet te ontdekken tussen alle logo’s en advertenties.

Geef de exposant kans op echte interactie
Het is prettig dat sponsor en bezoekers momenten van interactie hebben tijdens uw event. De klassieke benadering is dat u de pauzemomenten met koffie/thee en lunch (desgewenst) tussen de exposanten en sponsoren plaats laat vinden. Maar dat is niet voldoende. Hoe vindt die standhouder in de massa nu die persoon die in zijn product is geïnteresseerd? Daarnaast schuilt de valkuil in het uitlopen van sessies waardoor pauzes worden ingekort.

Interactie kun je faciliteren door ze online met elkaar in verbinding te brengen. Dat kan voorafgaand aan en tijdens het event. Uw sponsor kan afspraken maken die offline plaatsvinden tijdens het event. Een interactieve deelnemerslijst leidt vaak tot waardevolle ontmoetingen. De kans dat dit op kwalitatieve leads uitdraait is groter dan wanneer de sponsor de bezoeker moet trekken met een speciale kop koffie.

Vertel wie er komt en niet wie er was
Een veelgebruikte manier om sponsoren en exposanten na je event te bedanken is het inzichtelijk maken van de deelnemerslijst. Een mooie manier om aan te tonen dat je event succesvol is geweest. Een valkuil als het bezoekersaantal wat tegenviel. Voor de sponsoren een soort van mosterd na de maaltijd.

Houd het contact in stand
Nog mooier is het als u het contact tussen uw bezoekers en de sponsoren kunt blijven faciliteren. De besloten gemeenschap van uw event blijft op die manier in tact. Voor de sponsor en de deelnemer een toegevoegde waarde. Voor u een kans om de besloten groep te blijven voorzien van uw informatie over het volgende event.

Vermijd de valkuil dat de nieuwe community die hier is ontstaan doodbloed. Wees creatief in uw uitingen en stel regels op voor de onderlinge communicatie. Er is niets zo hinderlijk voor alle partijen dat de kanalen die bedoeld zijn voor kennisuitwisseling vervuilt worden door een overkill aan reclameboodschappen. Zorg als een goed huisvader voor uw community en u stelt de bezoekers en sponsoren in staat om doorlopend met elkaar te communiceren.

In de loop der tijd is de meeting industrie uitgegroeid tot een waardevolle branche. Beurzen zijn een enorme motor voor economische groei. Maar bezoekersaantallen lopen terug. De concurrentie is nu natuurlijk veel groter dan aan het begin van de 20eeeuw. Toen nam de industrie een vlucht na de tweede wereldoorlog, toen de luchtvaart toegankelijker werd voor meer mensen. De wereld werd kleiner, grote congrescentra makkelijker bereikbaar. Het internet vormt geen bedreiging, maar verkleint wel de noodzaak van beursbezoek. Het biedt alternatieven en is daardoor ook een geduchte concurrent.

Dus blijf innoveren, want ontmoeten blijft de belangrijkste bron voor samenwerking. Internet en technologische ontwikkelingen maken een stand op een beurs juist effectiever dan ooit.

Meer weten over het ontstaan van beuren in Nederland? Zie hier een mooi stuk over het Paleis voor Volksvlijt in Amsterdam van de NPO.

Door Margriet de Groot en Arjan Appel, Partners @ Netwerkapp