De platte deelnemerslijst is passé

Wanneer heb jij voor het laatst door een deelnemerslijst gekeken voordat je je aanmeldde voor een event? Als deelnemer anno 2016 wil je waar voor je geld én de middelen om je goed voor te bereiden.

Uit evaluaties blijkt dat netwerken één van de voornaamste redenen is voor een eventbezoek. Tegelijkertijd vinden deelnemers het moeilijk om te netwerken. Ongemakkelijk schuifelend met een kopje koffie op zoek naar die ene bekende. Eenmaal het comfort gevonden kijkt men veilig om zich heen op zoek naar een interessante ontmoeting. Maar hopen op een toevallige ontmoeting is zonde van de investering die je doet als je je aanmeldt voor een event. Het is leuk om te zien wie er nog meer komt maar alleen uit een naam, een titel of een foto kun je niet opmaken of je een waardevolle connectie kunt maken. Er moet interactie mogelijk zijn.

Van online naar offline
Ontmoetingen gaan van online naar offline.
Het eerste contact wordt online gemaakt en voortgezet met een persoonlijke ontmoeting. De vraagstelling staat daarbij centraal. Waar wil je heen in plaats van waar kom je vandaan? Wat wil de deelnemer? Waar is hij/zij naar op zoek? De huidige eventbezoeker is op zoek naar persoonlijke verrijking door het maken van een waardevolle verbinding. Dat geeft meerwaarde aan het bezoeken van een event. De sessies zijn er om gelijkgestemden bij te praten, bij te scholen of te informeren. Maar binnen die besloten omgeving van een event zit nog veel meer kennis. Daar wil de toekomstige deelnemer uit kunnen putten. De veiligheid en vertrouwdheid van professionals onder elkaar maakt dat de gevonden informatie op waarde wordt geschat. De tijd dat de deelnemer alleen kwam voor het behalen van een verplicht aantal scholingsuren of het consumeren van lezingen ligt ver achter ons.

De kennis zit in de zaal
Hoe vind je de juiste persoon? Organisatoren moeten zoeken naar mogelijkheden om deelnemers te verbinden. Dat kan door het programma, dat kan door interactie of sociale onderdelen. Maar men moet ook faciliteren. Deelnemers de gelegenheid bieden om met elkaar in contact te komen. Zij die geen toegevoegde waarde bieden vallen af. De keuze is immers reuze. Men kan uit zoveel events kiezen. Waar houdt de deelnemer wat aan over? Die afweging gaat hij of zij maken. De menselijke factor zal nooit verdwijnen. Niets is zo krachtig als een live- evenement. Men wil het persoonlijk contact houden en uitbreiden.
Maar dan wel efficiënt. Efficiency en kwaliteit van kennis staan voorop in het komende tijdperk. Men wil meer dan alleen kiezen op naam of foto. Wat heb je te bieden? Waar kun je mij mee helpen?

Verlengstuk van je event
We lezen het overal. Wie niet mee digitaliseert loopt achter en valt af. Het is meegaan of achterblijven. De digitalisering verandert de manier waarop we communiceren. Ook in de eventbranche. Bied deelnemers de gelegenheid om voorafgaand, tijdens en na het event elkaar op kennisvragen te versterken. Zo vergroot je de betrokkenheid en creëer je waarde voor de deelnemer. Maar niet alleen voor je deelnemer. Ook voor jezelf als organisator, vereniging of bedrijf. Je krijgt pure eventmarketing data zodat je inzicht krijgt in de vraagstelling van deelnemers onderling en het aantal gemaakte verbindingen. Een heel andere kijk op ROI van je event. Namelijk niet persé die van de exposant of van de organisator (aantal leads, aantal deelnemers) maar die van de individuele deelnemer. Daar draait het tegenwoordig om in deze branche.

Wil je meer weten over waardevolle verbindingen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte.

Door Arjan Appel; Partner@Netwerkapp, Event specialist, gastdocent Stenden University en MPI Netherlands Chapter.